個人情報の取扱いについて

三井住友トラストTAソリューション株式会社（以下「当社」といいます）は、業務における個人情報、個人番号および特定個人情報（以下「特定個人情報等」といいます）の取扱いに関して個人情報保護方針を遵守し、個人情報および特定個人情報等の適切な管理に万全の努力をいたします。
当社における個人情報および特定個人情報の取扱いについて、以下のとおりご案内します。

• 管理者（もしくはその代理人）の氏名または職名、所属および連絡先

  管理者名：個人情報保護管理責任者　品質管理部長
  所属部署：三井住友トラストTAソリューション株式会社　品質管理部
  連絡先：電話03-3323-8077

• 個人情報の利用目的

  当社は、「個人情報の保護に関する法律」等に基づき、取得した個人情報を以下の利用目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。

  • （１）ご本人より書面等（電子メール等によるものを含む）に記載された個人情報を直接取得する場合の利用目的

    役員・社員等情報	役員・社員等の人事・福利厚生・労務管理のため利用
    採用応募者情報	採用応募者の採用選考・諸連絡等のため利用

  • （２）上記（１）以外の方法で個人情報を取得する場合の利用目的

    委託会社の株主情報	委託者である三井住友信託銀行、日本証券代行および東京証券代行が株主名簿管理人として株式発行会社（委託会社）から受託した株主名簿の管理を、株主名簿管理人の事務代行者として適切に遂行するため利用
    特別口座の加入者情報	委託者である三井住友信託銀行、日本証券代行および東京証券代行が上場会社（委託会社）から指定を受けて開設した特別口座の管理を、特別口座管理機関の事務代行者として適切に遂行するため利用
    委託会社の各種会員情報	①委託者である三井住友信託銀行、日本証券代行および東京証券代行が受託した委託会社の各種会員名簿の管理を、その事務代行者として適切に遂行するため利用 ②当社と委託会社との業務委託契約に基づき受託した各種会員名簿の管理を、適切に遂行するため利用
    外部委託先・委託会社等の担当者等の情報	（外部委託先・委託会社等から担当部署・担当者等の氏名・電話番号等の情報を得て）諸連絡、契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため利用
    採用応募者情報	採用代行会社から当社への採用応募者の情報を取得し、採用選考・諸連絡等のため利用
    通話音声データ	三井住友信託銀行、日本証券代行および東京証券代行より受託したコールセンターの運営管理におけるお問合せ・ご要望への対応および対応品質の向上のため利用

• 特定個人情報等の利用目的

  当社は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「マイナンバー法」）等に基づき、取得した特定個人情報等を以下の利用目的の範囲内においてのみ利用いたします（マイナンバー法で認められている利用目的以外では利用いたしません）

  • （１）報酬・料金等の支払調書作成事務の遂行のため
  • （２）証券代行事務に関する法定書類作成事務の遂行のため
• 個人情報および特定個人情報等の取扱の委託

  当社は事業運営上、より良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。
  委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取扱っていると認められる委託先（再委託先以降を含む）を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

• 個人情報および特定個人情報等の第三者提供

  当社では取得した個人情報を、以下の場合を除き、ご本人の同意なしに第三者に提供することはありません。
  ただし、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を委託する場合、合併等の場合には、ご本人の同意を得ることなく個人情報の提供をすることがあります。
  なお、特定個人情報につきましては、マイナンバー法で定める場合を除き、ご本人の同意の有無にかかわらず第三者に提供いたしません。

  • （１）法令に基づく場合
  • （２）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  • （３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  • （４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 機微（センシティブ）情報の取扱について

  当社は機微（センシティブ）情報（金融分野における個人情報保護に関するガイドラインで定める情報を指します）については、法令等に基づく場合や業務遂行上必要な範囲においてご本人の同意を得た場合など同ガイドラインに掲げる場合を除き、取得・利用・第三者提供はいたしません

• 個人情報の開示等の請求

  当社に対してご本人の個人情報（特定個人情報ファイルを含む）の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止 または消去、第三者への提供の停止）に関して、当社お問合せ窓口に申出ることができます。その際、当社は本人確認をさせていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申出の詳細につきましては、当社ホームページ掲載の「個人情報の開示等の請求手続きについて」をご覧ください。

• 個人情報を提供されることの任意性について

  当社に個人情報を提供されるかどうかは、ご本人の任意によるものです。
  ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

• ご本人が容易に認識できない方法により取得する場合について

  クッキー（Cookies）は、皆様が当社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、皆様のプライバシーを侵害するものではなく、また皆様のコンピューターへ悪影響を及ぼすことはありません。
  また当社のサイトで個人情報を入力していただく際にはすべてSSL（Secure Sockets Layer）のデータ暗号化プロトコルを利用しています。さらに、サイト内における情報の保護にもファイアウォールを設置するなどの方策を採っています。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。あらかじめご了承ください。

• その他
  • （１）当社では、三井住友信託銀行、日本証券代行および東京証券代行から委託された証券代行業務を、事務代行者として委託契約の内容等に従い、適切に遂行するため、ご本人へ、直接電話、ＦＡＸ等の手段によりアクセスすることがあります。
  • （２）当社では取得した個人情報を、共同利用することはありません。共同利用する必要がある場合は、ご本人に通知し同意を得るか、または公表いたします。（ただし、特定個人情報等の共同利用は行いません）
• 保有個人データの安全管理のために講じた措置

  • （１）個人情報保護方針の策定

    個人データの適正な確保のため、関連法令を遵守し、個人情報を適正に取り扱うことについて「個人情報保護方針」を策定のうえ、公表しています。

  • （２）個人データの取扱いに係る規律の整備

    個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに取扱方法、責任者・担当者の役割・責任の明示、個人データの取扱いを含む情報管理に関する社内規定類を整備しています。

  • （３）組織的安全管理措置

    • ①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う役員・社員等および当該取扱者が取扱う個人データの範囲を明確化し、漏洩、滅失または毀損等の事態、関連法令・社内規定類に違反している事態またはその兆候を把握した場合の管理部署等への報告体制を整備しています。
    • ②個人データの適正な取扱いについて、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しています。

  • （４）人的安全管理措置

    • ①個人データの適正な取扱いに関する関連法令・社内規定類の遵守について、役員・社員等に定期的な研修を実施しています。
    • ②個人データについての秘密保持に関する事項について、役員・社員等から確約書の提出を受けています。

  • （５）物理的安全管理措置

    • ①個人データを取扱う区域において、役員・社員等の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
    • ②個人データを取扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

  • （６）技術的安全管理措置

    • ①個人データを取扱う情報システムへのアクセス制御を行うとともに、役員・社員等および当該取扱者の識別と認証を実施しています。
    • ②個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切な運用および漏洩等の防止を実施しています。

【お問合せ窓口】

• （１）当社の取扱う個人情報に関するお問合せは、下記の窓口で受付けています。

  〒168-0063
  東京都杉並区和泉2-8-4
  三井住友トラストTAソリューション株式会社 品質管理部
  TEL：03-3323-8077 ｛受付時間8:50～17:10（土、日、祝日、年末年始を除く）｝

• （２）当社は、認定個人情報保護団体（一般財団法人 日本情報経済社会推進協会）の対象事業者として登録されています。当社の個人情報保護の取扱に関する苦情相談については下記にお申出いただくこともできます。

  〒106-0032
  東京都港区六本木1-9-9六本木ファーストビル12F
  一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
  TEL:0120-700-779、03-5860-7565

本取扱は2023年10月25日以降適用するものとします。

以上